Межрайонная ИФНС России № 14 по Свердловской области информирует

Большая часть документооборота между организациями, организациями и государственными органами осуществляется в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему процессов по обработке документов, так называемый «безбумажный документооборот». Участниками ЭДО являются хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели), а также операторы электронного документооборота. Это современный способ обмена, имеющий множество преимуществ перед требующим больших затрат и устаревшим бумажным документооборотом.

Преимущества перехода на электронный документооборот:

- снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;

- сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;

- повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности (исключение ручного ввода данных на всей цепочке добавленной стоимости, автоматическое слияние контроля статусов документов и событий в экономике);

- повышение общего уровня безопасности за счет обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счет реализации различных уровней доступа и шифрования информации;

- повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, появление информации, способствующей оптимизации управленческих процессов в компании;

- повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;

- иные эффекты от внедрения и развития ЭДО, в том числе снижение затрат на хранение архивной документации, затрат на канцелярские расходы, сокращение экологических последствий, возникновение положительных сетевых эффектов, которые в том числе будут приводить к появлению на рынке устойчивой практики использования ЭДО, оказывающей влияние на принятие решений фирм о внедрении ЭДО.

Существует два типовых сценария внедрения электронного документооборота в компании.

1. «Первые шаги и быстрый результат»: сценарий позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности. Срок перехода при этом составляет не более четырех недель. Сценарий предназначен в основном для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тысяч документов в год. Также он может рассматриваться в качестве первого шага при внедрении электронного документооборота для крупного бизнеса.

2. «Комплексный подход и дальнейшее развитие»: предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых большой объем документов, есть определенный процесс их согласования и подписания, много ответственных исполнителей, есть необходимость интегрировать систему оператора электронного документооборота с учетными системами компании, есть необходимость перевода внутренних документов организации на электронный документооборот.

Полная информация об электронном документообороте в специальном разделе на сайте ФНС России www.nalog.gov.ru .